ANTES DEL EVENTO
Análisis de la participación
Es importante reflexionar y analizar qué se espera conseguir con la participación en una Feria. Si los objetivos son precisos, es posible desarrollar un esquema con acciones que se transformen en buenos negocios para las empresas.
Para empezar, estas pueden ser algunas de las razones que nos ayuden a definir para qué se participa en una feria:
· Captar nuevos clientes.
· Afianzar la relación con sus clientes habituales.
· Iniciar o concretar negocios y procesos de venta.
· Ampliar su participación en el mercado.
· Posicionar su marca.
· Promocionar nuevos productos y servicios.
· Analizar su posicionamiento en el mercado en relación con la competencia.
· Potenciar sus contactos y mejorar las relaciones institucionales.
Diseño del stand
El stand es fundamental para desarrollar una imagen en una feria, porque es la cara de su empresa frente a profesionales, visitantes y expositores.
Las características constructivas y de diseño están dadas por los objetivos de participación y las normas establecidas por el reglamento de la feria.
Dentro del presupuesto que se asigne a la participación del evento debe tenerse en cuenta este punto que incluye la arquigrafía, mobiliario, material gráfico, etc.
· Cuando llegue el momento, chequee la siguiente lista para confirmar que todos los aspectos están previstos.
· Monte con tiempo su stand y evitará apuros y sustos de última hora.
Verifique la logística para el ingreso y almacenamiento de mercaderías y mobiliario
Personal de atención al público
Comunicación de la presencia en la feria
· Seleccione alternativas de difusión: publicaciones de notas en sitios web y en soportes gráficos especializados; publicidad gráfica (Catálogo del Expositor, periódicos y revistas) y virtual (banners); artículos en periódicos locales o nacionales; producción de material impreso para distribuir en el stand (folletos, catálogos) etc.
· Anuncie a sus clientes habituales la presencia de su empresa en la feria y propóngales visitar su stand a través de invitaciones personales, llamados telefónicos, mediante inscripciones en su site, etc.
· Organice una agenda de citas teniendo en cuenta las características de los clientes que desea contactar.
· Una herramienta útil para el desarrollo de nuevos contactos es la creación de fichas para ser llenadas con los datos de los visitantes al stand. Esta información será muy importante una vez finalizada la feria.
· Sea protagonista de actividades paralelas del evento, como pueden ser conferencias, exposiciones, presentaciones con resultados de estudios, demostraciones de productos, exhibiciones de servicios, degustaciones, promociones, etc.
EL DURANTE DEL EVENTO
- Ser puntuales en la apertura del Stand. Cada mañana. Retrasar la apertura del Stand significa, aparte de una merecida posible sanción por parte de la organización, perder clientes potenciales, además de dar una imagen poco fiable.
- Actitud impecable. Atentos a todo. Ésta es la consigna. Hacer grupos en el Stand para hablar o ponerse a leer, es contraproducente y ahuyenta al visitante.
- Establecer estrategias. Hay que llamar la atención. Si tenemos un Stand, tenemos que saber aprovecharlo. Una buena técnica para captar público interesado es anunciar a bombo y platillo nuestros productos más novedosos, también es interesante el programar demostraciones de producto a horas concretas.
- Empatice con sus visitantes: Somos Personas que trabajamos para las Personas, ¡hagamos notar la diferencia!
- Evitar las aglomeraciones. Más de veinte minutos delante del Stand, aburren a cualquiera. Hay que procurar ser diligentes e "ir al grano" para evitar que clientes potencialmente importantes pasen de largo.
- Seleccione a los Visitantes. Hay que ser un poco selectivo y distinguir entre el visitante interesado y el que acumula folletos sin apenas interés. De esta forma ahorramos costos y tiempo.
- Organice: horarios y turnos de comida, logística del stand, etc.
- Evite los errores frecuentes en un stand: Abrir tarde, “asaltar” al visitante, evitarlo en momentos de cansancio, ser demasiado agresivos, formar grupos, sentarse, leer en el stand, mostrar prisa ante el visitante, repartir documentación sin criterio, cerrar antes de hora (sobre todo el últimos día)
- Procure: Extremar la cortesía, demostrar entusiasmo, conocer bien el producto, interesarse por el cliente, mirarle a los ojos, recuerde sonría.
- Recopilar datos. Indispensable las hojas de contacto con los datos del cliente o visitante. Son la base para realizar el seguimiento posterior. No olvidar pedir la tarjeta de visita.
